Партнерская программа

Выступление руководителя разработки программ документооборота 1С
Александра Евгеньевича Безбородова
на Дне тайм-менеджмента 02.02.2024

Александр Безбородов рассказывает об опыте и пользе работы с автоматической расшифровкой совещаний сервиса "Таймлист".

Полный текст выступления:

А. Безбородов: День добрый, коллеги!

Вот такую врезку внизу: «Эта встреча будет записана и расшифрована с помощью Таймлист»- мы стараемся вставлять во все презентации встречи с контрагентами, когда не забываем. Нам кажется, что это хорошо; попозже расскажу, почему.

Вообще, 1С:Документооборот у нас установлен у каждого сотрудника. И сотрудники постоянно на нем работают. Прямо внутри программы уже есть разные инструменты искусственного интеллекта. Например, незаметно для сотрудников работает спам-фильтр почты, и это искусственный интеллект, наш собственный, наученный нами. Или там заметно для сотрудников работает механизм оцифровки речи. Иногда пользуюсь, примерно раз в 10 месяцев я наговариваю длинные письма сам. Это быстрее наговорить, чем написать. Вот мой опыт – 40 минут я бы потратил на написание, на проговаривание я потратил 10 минут. И это для меня значимо. Получил хорошее письмо, которое понятно получателю.

Есть и другие инструменты, не наши, которые сотрудники используют сами. Например, кто-то там использует чат-GPT для того, чтобы из сложных фраз делать простые или какую-то мысль расписать, наоборот, поподробнее. Мы такие вещи тоже отслеживаем, но пока в наших типовых решениях это не представлено. Это остается на усмотрение сотрудников.

У нас есть два типа встреч, про которых я хотел бы рассказать. Это внутренние и внешние. Внутренние встречи — это такие, на которых только сотрудники 1С, лишних людей нет. И, как правило, на таких встречах обсуждаются довольно деликатные вопросы, связанные с разработкой, нашими планами, новыми вводными, которые приходят от государства, от других игроков на рынке, какие-то особенные требования заказчиков. На этих встречах у нас обычно бывает от пяти до десяти человек, и в моем подразделении такие встречи проходят один-два раза в день. Все эти встречи собраны по какой-то конкретной теме, и от них ожидается какой-то конкретный результат.

Я специально за месяц посмотрел: если встреча длится полчаса, то примерно 5-10 пунктов мы себе записываем. Это очень важные пункты, нам про них нужно не забыть, нужно обязательно взять их в работу. И это, например, задачи, которые нужно не забыть сделать, или сложные технические моменты, которые вдруг в обсуждении всплывут, кто-то из разработчиков его вспомнил, его нельзя не учесть в будущей разработке. В общем, все эти штуки для нас жизненно важны. Здесь и конкурентные преимущества наших будущих продуктов. И вещи, которые могут случайно, если не сделаем, бабахнуть и привести к каким-то проблемам у наших пользователей уже завтра, когда выйдет новый формат, например, UPD, VDO. И вводов много, мне в этот день приходит порядка 200 писем. Я точно забуду, если кто-то это не запишет куда-то. У сотрудников тоже примерно похожая ситуация, тоже точно забудут.

У нас записать итоги – это задача ответственного за встречи. Здесь начинает работать человеческий фактор. Как правило, это разработчики, они все разные: кто-то более внимательный, кто-то более дотошный, кто-то не терпит беспорядка в записях, кто-то по-другому. И самое важное здесь, что на эту работу, в общем-то, не профильную, тратится время самого драгоценного для нас ресурса – разработчика. Он сидит и тратит время, чтобы эту штуку запротоколировать. А сейчас мы за 10 минут с помощью Таймлиста можем получить расшифровку встречи, так бы мы на нее потратили 1-2 часа времени.

Вообще, по моей статистике, раньше важные встречи сам протоколировал, с важными особенно клиентами, чтобы быть уверенным в результате.

Минимум в два раза больше времени занимает подготовка расшифровки, чем заняла сама встреча. Встреча – час, два- три часа мне нужно выделить, чтобы получить качественную расшифровку.

Есть внешние встречи — это с клиентами, интервью мы берем с нашими, приезжаем на встречи к заказчикам, проводим презентации, отвечаем на технические вопросы. Вот одна из них, пример, была недавно , мы приехали к заказчику, ответить на его вопросы. Он собрал 30 страниц А4 вопросов и хотел получить от нас ответы. Это были очень далеко идущие ответы, потому что на них будет строиться дальнейшая информационная архитектура и приниматься решения о внедрении 1С:Документооборот.

Мы приехали к нему вчетвером: два представителя, принимающих решения от заказчика, и мы шли прямо по вопросам, устно. Встреча заняла чуть меньше двух часов, на выходе получилось 60 страниц А4. Я бы на это потратил, дня 2-3, мне кажется, оцифровывая такую запись. И вот пример, спикер 01 –это я как раз, спикер 00 – это заказчик, и вот таких вот у нас 60 страниц. Это очень ценный текст, потому что к нему можно апеллировать, к нему можно потом вернуться. Мы можем посмотреть, о чем нас спрашивал заказчик, когда будем делать новый функционал, какие вопросы по согласованию поднимались. Заказчик, если в будущем будут какие-то разногласия, тоже сможет на это посмотреть, и мы сможем как-то там свою точку зрения отстоять.

Если эта расшифровка публичная, мы делаем ее для передачи заказчику, то мы вставляем туда такую фразу, прям в начало: «расшифрованную за 15 минут с помощью Таймлист». Я даже предлагаю коллегам из Таймлиста на сайте, в текстовую расшифровку, прямо по умолчанию вставлять эту фразу первой, потому что это клёво. И это не только реклама сервиса Таймлист, это ещё и показывает нашим контрагентам, какие мы продвинутые, как внимательны мы относимся к своему собственному времени, а значит, и к времени контрагента, и какой передовой опыт мы можем принести контрагенту от себя. Ручной труд всё равно остаётся, сейчас, вот когда мы сейчас пользуемся Таймлистом, какие-то упражнения нужно проделать, чтобы сократить еще и вот это вот, и это убрать, мы планируем внедрить интеграцию с Таймлистом в 1С:Документооборот.

В 1С:Документооборот сейчас 12 инструментов для совместно работа с сотрудниками, но три из них очень хорошо монтируются вот в этой истории с Таймлистом: это мероприятие, Task Tracker, Tracker задачи и контроля дисциплины. Мы сейчас уже ведем работу, прямо сейчас зарабатывается, надеемся в марте уже вам продемонстрировать, и наша цель — добиться такого решения, про которое можно было бы сказать: «Все, что вы считаете для себя ценным, будет автоматически вкладывать в систему к исполнению и на контроль с минимальными затратами ваших сотрудников».

У нас уже есть сущность мероприятия в 1С:Документооборот, она как раз используется для совещаний, встреч, и там уже есть три варианта оформления протокола, и вот именно сюда мы в первую очередь планируем вмонтировать связку с Таймлист для того, чтобы этот протокол формировался автоматически без ручного труда человека, а в идеале хочется прийти к тому, чтобы вообще все, что было произнесено, собственно у вас, автоматически шло в работу, вставало на контроль и не требовало никаких ручных усилий ваших сотрудников.

Это, наверное, цель не вполне достижимая, но стремиться к ней очень хочется. Двигаться мы к ней будем постепенно.

Если у вас есть интерес к такой интеграции, 1С:Документооборот с Таймлистом, хотите принять участие в пилоте, напишите нам на doc@1c.ru и все произойдет.

Спасибо.

Узнайте больше о тайм-менеджменте и инновационных инструментах экономии времени, использующих искусственный интеллект, в корпоративном блоге Таймлист на VC или Telegram-канале.

Интервью подготовлено с помощью технологий Искусственного интеллекта по расшифровке и автопротоколированию Таймлист. Узнать подробнее про Искусственный интеллект Таймлист в 1С:Документооборот