Инструменты искусственного интеллекта быстро становятся неотъемлемой частью нашей жизни и работы. Это не просто тренд: они значительно преобразуют методы, которыми мы выполняем свои задачи. Похожим образом, как интернет и мобильные телефоны когда-то кардинально изменили наш образ жизни, работу и коммуникации.

О принципах эффективного использования ИИ расскажет Глеб Архангельский, ведущий российский эксперт в области тайм-менеджмента.

Исследования в области искусственного интеллекта начались еще в 60-е и 70-е годы ХХ века. В последнее время ИИ переживает стремительный рост, и крупнейшие корпорации, а также стартапы, такие как Таймлист, активно инвестируют в его развитие и совершенствование.

Однако не менее важно заботиться о развитии собственного "естественного" интеллекта. Плохой сценарий – это полное полагание на ChatGPT и игнорирование умственных нагрузок. Хороший сценарий – это использование ИИ в сочетании с активным развитием и тренировкой собственного интеллекта.

Задайте себе вопрос: когда вы в последний раз ставили перед собой серьезные интеллектуальные вызовы? Изучали новый язык, осваивали новую профессию или проходили дополнительное образование? Если это было давно, запланируйте такие активности на следующий год.

В прошлом году мы представили на рынок продукт под названием "Таймлист: организатор совещаний". Он автоматически преобразует аудиозаписи в стенограммы и автопротоколы, предоставляя краткую выжимку с основными выводами и задачами.

Я сам стараюсь записывать все важные встречи и сохранять стенограммы. Здесь важно помнить одно: обязательно получите согласие участников на запись.

«Коллеги, если вы не возражаете, я запишу нашу встречу. Мы будем использовать и хранить стенограммы. Если есть какие-либо конфиденциальные моменты, пожалуйста, дайте знать, и мы поставим запись на паузу». Это простое действие, но оно крайне важно!

При использовании ИИ в задачах, связанных с людьми, возникает множество этических вопросов. На основании данных, полученных с помощью ИИ, могут приниматься решения о повышении, увольнении или изменении условий работы.

Айзек Азимов когда-то предложил законы робототехники, касающиеся безопасности и этики взаимодействия с роботами. Подобные этические рамки для ИИ нам еще предстоит выработать. В качестве минимального принципа, следует всегда уведомлять людей о применении ИИ в чувствительных для них областях.

Принцип 2. Вспомогательное применение ИИ

Как и любая технология, искусственный интеллект может как помочь, так и навредить. Важно определить, является ли ИИ инструментом для повышения эффективности и достижения целей или же он приводит к деградации, заменяя задачи, которые не следует передавать машине.

Однажды в блоге ведущего российского хедхантера обсуждалось, что одного из кандидатов не приняли на работу, потому что он использовал ChatGPT для выполнения тестового задания. Кандидат был удивлен и расстроен: «Ну, я использовал ChatGPT, и что в этом такого? Как они догадались?»

Во-первых, часто легко определить, когда текст написан не человеком, а ИИ. Во-вторых, если вашу работу может выполнить ChatGPT, это повод задуматься о вашей роли в компании.

Наш продукт "Таймлист: организатор совещаний" иногда воспринимается так: «Отлично, теперь ваш сервис будет готовить протоколы вместо меня». Но это не так! Вы можете использовать материалы, предоставленные Таймлистом, для подготовки протоколов, но это не заменяет вашей роли в процессе.

В настоящее время мы наблюдаем два противоположных подхода. Одни люди стремятся к снижению активности мышления, полагаясь на то, что ChatGPT выполнит все задачи за них. Другие, наоборот, ищут способы использовать новые инструменты для развития своих личных качеств, естественного интеллекта и достижения человеческих целей.

В этом контексте я выделяю принцип вспомогательного использования искусственного интеллекта: «Используйте ИИ как помощника, а не как замену».

Поручение ChatGPT написать служебную записку, выполнить тестовое задание или написать курсовую работу — это пример использования ИИ «вместо себя». В то время как использование ИИ для сбора данных и поддержки собственного творчества — это «в помощь себе».
Вот пример из моей практики. У меня есть небольшой агротуристический проект. В области органического земледелия мало книг, но много полезных видео на YouTube, где люди делятся опытом и показывают свои хозяйства.

Как можно использовать ИИ в этом случае? Например, можно загрузить запись видеолекции в Таймлист, получить автопротокол и сказать себе, что потратил меньше времени на изучение, чем на просмотр видео. Это создаёт иллюзию усвоения материала.

Но это не совсем верно. Важно не просто получить автопротокол, а использовать его для глубокого понимания темы. Я стремлюсь к тому, чтобы действительно усвоить информацию, применяя ИИ как инструмент, который помогает мне в этом процессе, но не заменяет сам процесс обучения.

Я смотрю лекцию, возможно, перематывая менее интересные моменты, и делаю скриншоты ключевых частей, например, решения по ограде с помощью валоканав. Затем загружаю лекцию в Таймлист, получаю стенограмму и автопротокол. Эти материалы я сохраняю в папке "Агропроект", добавляя ссылку на оригинал лекции, текст стенограммы и автопротокол.

Хотя я, вероятно, не буду регулярно обращаться к полным материалам, сохраняю их на всякий случай. В начале заметки добавляю 2-3 важные мысли из стенограммы, которые мне показались особенно полезными. Например, я нашёл пять принципов правильного устройства пруда, которые нигде ранее не встречал, и включаю их в заметки.

Сверху размещаю автопротокол, который, хотя и не идеален, является отличной опорной записью. Летом, когда вернусь к вопросу пруда, я смогу быстро просмотреть этот конспект и вспомнить все важные детали.

Мой подход требует больше усилий, чем простое "заменение естественного интеллекта искусственным". Просто прочитать автопротокол недостаточно. Гораздо более полезно использовать ИИ для структурирования и обработки материала, создавая мощный конспект с скриншотами, текстами и ссылками на видео. Так я развиваю свой естественный интеллект.

Принцип 3. Гибридный подход: "ИИ + традиционные инструменты"

Заменит ли ИИ традиционные методы, такие как ручное написание или чтение бумажных книг с пометками, или общение с человеком вживую, где видны эмоции и энергетика? Для тех, кто использует ИИ поверхностно, он может заменить традиционные методы. Однако для тех, кто серьёзно относится к личной эффективности, ИИ станет ценным дополнением к привычным инструментам.

Я сторонник гибридного, органично интегрированного подхода, сочетающего традиционные методы и современные технологии, бумажное и электронное, "олдскульное" и инновационное.

Например, при формулировании этих пяти принципов использования искусственного интеллекта, я, с одной стороны, обсуждал их с коллегами, записывал беседы на диктофон iPhone и создавал стенограммы. Я пересматривал эти стенограммы и делал заметки — это часть электронного подхода с использованием ИИ-инструментов.

С другой стороны, на фото вы видите мой блокнот, где я фиксировал свои мысли и идеи по поводу проведённых бесед. Это традиционный метод.

Таким образом, я активно использовал как ИИ, так и традиционные инструменты. Именно в правильном сочетании этих подходов можно найти наиболее эффективные методы работы.

Принцип 4. Грамотное архивирование и хранение нематериального актива

Когда я рассказываю о Таймлисте на различных встречах, я часто открываю случайные записи из прошлого, например, двух-трёхмесячной давности, и понимаю, что многое уже подзабылось, хотя это было полезно. Я знаю, что со временем смогу обратиться к этим записям и извлечь из них новую ценную информацию.

Если вы занимаетесь исследовательской работой, пишете статьи, создаёте методики или ведёте бизнес-аналитику, важно правильно хранить свои материалы. Чем лучше организовано хранение, тем больше ваш нематериальный актив.

Поэтому четвёртый принцип использования искусственного интеллекта — грамотное архивирование и хранение нематериального актива.

Если вы придерживаетесь этого принципа, в любой ситуации вы будете знать, куда обратиться за нужной информацией и как её использовать. Я уже 25 лет провожу бизнес-тренинги и иногда использую материалы, созданные много лет назад.

Например, в начале своей карьеры я изучал методику Майерс-Бриггс и разработал на эту тему небольшую лекцию. Через много лет, когда один из клиентов попросил нечто подобное, я нашёл эту лекцию в архиве 2003 года. Конечно, через 20 лет она была адаптирована, но наличие такой базы данных существенно упрощает работу.

Правильное и структурное хранение информации — ценная привычка как для индивидуальных пользователей, так и для организаций.

Записывая стенограммы встреч и зумов с помощью Таймлиста, я значительно увеличиваю свой нематериальный актив и базу знаний. Я заметил, что минимум 2-3 встречи в день оказываются полезными для хранения на долгосрочной основе. Это не просто текущие договорённости, но и ценные идеи и подходы, которые могут пригодиться в будущем.

Просто аудиозаписи трудно использовать спустя время. Но стенограммы и автопротоколы позволяют осуществлять полнотекстовый поиск и предоставляют краткое содержание обсуждений, что значительно упрощает доступ к информации.

Принцип 5. Цикличная аналитика и извлечение новой пользы

Из четвертого принципа логично вытекает пятый. После создания базы знаний важно периодически возвращаться к ней для извлечения дополнительной пользы.

В личном тайм-менеджменте это означает способность максимально эффективно использовать своё время, заполняя его осмысленными целями.

Например, мы провели полтора часа на встрече. Сколько пользы мы извлекли в этот момент? Пусть это будет Х. Но если мы вернемся к этой встрече через год, возможно, мы сможем извлечь ещё 0.3Х или даже 2Х. То есть, иногда со временем мы получаем больше пользы от информации, чем в момент её первичного получения.

Цикличная аналитика, будь то стенограммы встреч с помощью Таймлиста или бумажные записи, является важным элементом личностного роста. Нам трудно сразу воспринимать и использовать развивающую информацию. Множество великих людей вели дневники, понимая, как важно фиксировать и анализировать свои мысли и действия, регулярно возвращаясь к этим записям.

Дневники, мемуары и хронометражи являются мощными инструментами саморазвития. Хотя этот процесс может быть трудоемким, правильный подход и компактные формы помогут вам извлечь значительную пользу, не тратя много времени. Хранение стенограмм и автопротоколов встреч и регулярное их использование может значительно повысить вашу личную эффективность.

Попробуйте "Таймлист: организатор совещаний"

В статье я упоминал о решении "Таймлист" для работы со стенограммами и протоколами, которое может быть полезно для управления совещаниями, проектными рабочими группами, интервью с клиентами, собеседованиями и другими встречами, где важно сохранять записи.

Для максимально эффективного использования Таймлиста учтите следующие аспекты:

• Использовать облачный Таймлист или разворачивать его в закрытом информационном контуре вашей компании?
• Какое дополнительное оборудование (спикерфоны, диктофоны) использовать для качественной записи встреч и получения наиболее точных стенограмм?
• Как интегрировать стенограммы и автопротоколы с корпоративными системами документооборота, управления задачами и другими процессами?

Не упустите возможность изменить свой бизнес к лучшему. Свяжитесь с нами уже сегодня и узнайте, как Таймлист может помочь вам достичь новых высот.

Узнайте больше о тайм-менеджменте и инновационных инструментах экономии времени, использующих искусственный интеллект в нашем Telegram-канале.